Herr Hofmann, ab welcher Größe brauchen Unternehmen ein Zeiterfassungssystem?

Thomas Hofmann: Ob ein Unternehmen eine elektronische Zeiterfassung benötigt, lässt sich nicht an seiner Betriebsgröße festmachen. Vielmehr kommt es auf die Betriebsorganisation an. Wer seinen Betrieb kaufmännisch straff organisiert und Prozessoptimierungen betreibt, wird auch die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter regeln und steuern müssen. So kann es z.B. für kleine Automobilzulieferer heute ein Wettbewerbsfaktor sein, dank elektronischer Zeiterfassung eine vorausschauende Ressourcenplanung bewältigen zu können.

Was kann eine Zeiterfassung heute leisten?

Thomas Hofmann: Zeiterfassung hat viele Aspekte. Zum einen die Wahrung des sozialen Friedens im Unternehmen: eine Raucherpausenregelung etwa sorgt für Gerechtigkeit. Dann den rechtlichen Aspekt: Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Letztlich den wirtschaftlichen Aspekt: Wenn Mitarbeiter ihre Kommen- und Gehen-Zeiten selbst manuell aufzuschreiben, werden diese sicher eher arbeitnehmerfreundlich aufgerundet. Eine „Stempeluhr“ hingegen erfasst die Zeiten exakt. Darüber hinaus sorgt ein elektronisches System für Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Planungssicherheit. Je umfassender es genutzt wird, desto mehr organisatorische Schritte lassen sich analysieren, steuern und optimieren. Dann wird die Zeiterfassung zu einem echten kaufmännischen Werkzeug.

Was hält Unternehmen nach Ihrer Erfahrung davon ab, eine elektronische Zeiterfassung einzuführen?

Thomas Hofmann: Anders als oft gedacht, sind es weniger die einmaligen Investitionskosten. Denn solche Systeme sind heute erschwinglich. Vielmehr bedeutet es eine Kraftanstrengung, Regeln festzulegen, damit das System arbeiten kann. Also Fragen zu klären wie: Welche Arbeitszeiten gelten eigentlich in unserem Betrieb? Bezahlen wir auch die Anfahrtswege zu Messen? Wie lange darf eine Raucherpause dauern? Können wir geleistete Arbeitsstunden im Homeoffice voll anrechnen? Damit muss sich ein Unternehmen erst einmal auseinandersetzen.

Wie sieht die Zukunft aus für Zeiterfassung?

Thomas Hofmann: Zukünftig braucht es noch mehr Flexibilität und Mobilität bei der Zeiterfassung. Unternehmen werden die Arbeitszeiten nicht mehr vorgeben, sondern Mitarbeiter gewinnen mehr Einfluss bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten. Für eine intelligente Planung benötigen sie Kommunikationstools, um ihre Arbeitsstunden mit dem Arbeitgeber und Kollegen abstimmen zu können. Auch die Zeiterfassungs-Apps und –Terminals müssen noch schlauer werden, damit sie nicht nur als Stempeluhr fungieren, sondern echte und möglichst transparente Planung ermöglichen. Auch die Hersteller sind gefragt, ihre Systeme zu öffnen, damit die Software nicht nur auf der eigenen Hardware läuft, sondern auch andere Geräte für die Zeiterfassung genutzt werden können.

Vielen Dank, Herr Hofmann, für das Gespräch.