Zeiterfassung - Druck Center Meckenheim verabschiedet sich von Zettelwirtschaft
Zeiterfassung - Druck Center Meckenheim verabschiedet sich von Zettelwirtschaft
"Bisher wurden Arbeitsbeginn und Arbeitsende mittels Stundenzettel erfasst. Dies brachte eine aufwendige Zettelwirtschaft mit sich, gefolgt von einer aufwendigen manuellen Eingabe in das Lohnabrechnungssystem."
Wilhelm Weber
Senior Geschäftsführer, DCM Druck Center Meckenheim GmbH
Die DCM Druck Center Meckenheim GmbH ist auch als „die grüne Druckerei“ bekannt: Gut ausgebildetes Personal und moderne Maschinen in einem ökologischen Neubau sind die Grundlage für umweltschonende Druckproduktionen. Mit den unterschiedlichsten Druckverfahren wird so die Farbe naturbewusst aufs Papier gebracht.
Im März 2009 hat DCM seinen Neubau im Industriepark Kottenforst in Meckenheim bezogen und den komplett neuen Maschinenpark in Betrieb genommen. Neben einem modernen Gebäude sollte auch ein modernes Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystem nicht fehlen. Senior Geschäftsführer Wilhelm Weber erinnert sich: „Bisher wurden Arbeitsbeginn und Arbeitsende mittels Stundenzettel erfasst. Dies brachte eine aufwendige Zettelwirtschaft mit sich, gefolgt von einer aufwendigen manuellen Eingabe in das Lohnabrechnungssystem“. Zutritt wurde durch einen herkömmlichen Metallschlüssel gewährt, was weder eine einfache Verwaltung noch eine einfache Veränderung der Zutrittsberechtigungen erlaubte.
Bei einer Marktanalyse wurde das Druck Center auf timeCard premium plus DES aufmerksam. Das Zeiterfassungssystem mit integrierter Zutrittskontrolle ist komplett auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet und bietet eine valide Datenbasis für die Berechnung von Löhnen und Gehältern. Nachdem die Software mittels Demo-Version getestet wurde, waren die Geschäfts- und IT-Leitung von timeCard überzeugt. Innerhalb von jeweils drei Stunden waren die Hard- und Software installiert und einsatzbereit.
Heute erfassen bei DCM fünf Multiterminals, deren Design preisgekrönt ist, neben Beginn und Ende eines Arbeitstages auch Pausen und Abwesenheitsgründe, wie Gleitzeit und Urlaubstage, komplett elektronisch und auf die Minute genau. Die Zeiten werden über eine Schnittstelle direkt an das Lohnbuchhaltungsprogramm übermittelt und können hier weiterverarbeitet werden, detaillierte Übersicht über alle Arbeitszeitkonten
einschließlich Urlaubs-, Weiterbildungs- oder Krankentage. Da die stundenweise bezahlte Reinigungskraft der Firma ebenfalls mit einer Chipkarte für timeCard ausgestattet ist, ist auch deren Abrechnung nun im Handumdrehen erledigt.
Zutritt erhalten die Mitarbeiter des Druck Centers, indem sie ihren RFID-Transponder bzw. ihre RFID-Karte vor die zwei externen Leser halten, welche am Personal- und Wareneingang angebracht sind. Durch die Mifare DESFire Technologie können der elektronische Schlüssel und der Leser kontaktlos kommunizieren. Damit die Daten nicht von Dritten ausgelesen und missbraucht werden können, werden diese verschlüsselt übertragen und zwar so hoch, wie es bei den EC-Karten üblich ist.
"Unser Fazit: Die Zeiterfassung und die Zutrittskontrolle haben sich nahtlos ergänzt!"
Wilhelm Weber
Senior Geschäftsführer, DCM Druck Center Meckenheim GmbH
DCM kann nun alle Zutritte und Zutrittsversuche lückenlos dokumentieren und überwachen. Versucht eine unbefugte Person in das Gebäude zu gelangen, werden die timeCard-Nutzer durch einen stillen Alarm informiert. Falls einmal ein Transponder der oder eine Karte verloren geht, können diese unmittelbar durch einen Mausklick gesperrt werden. Bezüglich der Zutrittsberechtigungen wird zwischen vier Gruppen unterschieden, die zu verschiedenen Zeiten zutrittsbefugt sind: die Schichtarbeiter, die Fremdarbeiter, die Verwaltung sowie die Geschäftsleitung. Jeder Mitarbeiter wird einer Gruppe zugeteilt und gelangt somit nur zu bestimmten Zeiten in das Gebäude.
Nachdem das Druckereipersonal in der timeCard Zeiterfassung angelegt war, standen sie auch sofort der Zutrittskontrolle zur Verfügung, da hierfür eine zentrale Datenbank genutzt wird. „… die Zeiterfassung und die Zutrittskontrolle haben sich somit nahtlos ergänzt“, so das Fazit von Herrn Weber. Die Verwaltung der Zeiterfassung erfolgt durch die Personalabteilung, die der Zutrittskontrolle durch die Administration. Diese Personen wurden in einer eintägigen Inhouse-Schulung durch REINER SCT mit dem System vertraut gemacht. Die Einführung von timeCard bedeutete letztendlich für sie eine klare Arbeitserleichterung. Fehlende Transparenz und umständliche Zettelwirtschaften gehören jetzt beim Druck Center Meckenheim der Vergangenheit an.
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