Einfach zu bedienen und flexibel nachrüstbar
„Wir wollten ein Zeiterfassungssystem, das netzwerkfähig,
Susanne Kopp,
flexibel und leicht bedienbar ist und verschiedene Arbeitszeitmodelle erfassen kann!“
Kfm. Verwaltung / Personalabteilung,
Polsterwerkstätten Steinau GmbH i.I.
Selbstprogrammiertes DOS-Programm hat ausgedient
PWS Polsterwerkstätten Steinau ist ein Spezialist für die Ausstattung von Wohnwagen, Reisemobilen und Booten im Innenbereich. Darüber hinaus werden auch Hotels, Cafés, Gaststätten und Praxen eingerichtet sowie Sitzmöbel aufgepolstert. Die Polstermeister sowie die Mannschaft in Schreinerei, Schaumkonfektion, Zuschnitt, Näherei und Polsterei sorgen hierbei für fachgerechtes Aufarbeiten jedes Lieblingsstückes.
Bei PWS gibt es neben Voll- und Teilzeitkräften auch stundenweise bezahlte Aushilfskräfte. Um die Ist-Arbeitszeit zu erfassen und um die Arbeitsabläufe zu optimieren, wurde in dem Unternehmen bereits vor über 15 Jahren eine Zeiterfassung eingeführt. Hierzu diente ein selbst programmiertes DOS-Programm. Dieses war nicht netzwerkfähig und konnte nur an einem Arbeitsplatz genutzt und verwaltet werden. Es war darin außerdem nur ein Arbeitszeitmodell vorhanden, obwohl es im Unternehmen unterschiedliche Modelle gibt. Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit mussten für jeden Tag separat eingegeben werden. Somit brachte das DOS-Programm einen hohen manuellen Bearbeitungsaufwand mit sich.
Anforderungen exakt abgedeckt
Aus diesen Gründen war Polsterwerkstätten Steinau auf der Suche nach einem neuen Zeiterfassungssystem. Susanne Kopp aus der Personalabteilung erinnert sich: „Wir wollten ein Zeiterfassungssystem, das netzwerkfähig, flexibel und leicht bedienbar ist und verschiedene Arbeitszeitmodelle erfassen kann!“.
In einem Katalog wurde Polsterwerkstätten Steinau auf das Zeiterfassungssystem timeCard premium plus DES von REINER SCT aufmerksam. timeCard deckt die Anforderungen von PWS exakt ab: So kann es über ein vorhandenes Netzwerk angeschlossen werden, ist flexibel nachrüstbar, bietet eine einfache Installation und Bedienbarkeit sowie eine übersichtliche Bearbeitungsoberfläche. Zudem wird es zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis angeboten.
Nachdem die timeCard-Software mittels einer Demo-Version getestet wurde, war PWS von dem elektronischen Zeiterfassungssystem überzeugt. Der Bestell- und Installationsprozess über das BZB Bürozentrum − einem offiziellen Vertriebspartner von REINER SCT − verlief reibungslos.
„Die timeCard Zutrittskontrolle ergänzt sich mit der Zeiterfassung nahtlos. Deshalb möchten wir sie ebenfalls bei uns
Susanne Kopp,
einführen!“
Kfm. Verwaltung / Personalabteilung,
Polsterwerkstätten Steinau GmbH i.I.
Einfaches Buchen mit RFID-Transponder
Seitdem buchen die 48 Mitarbeiter Arbeitsbeginn und -ende an einem im Eingangsbereich angebrachten timeCard-Multi-terminal. Hierfür wird einfach ein RFID-Transponder − der bequem am Schlüsselbund getragen werden kann − vor das Terminal gehalten. Auch Abwesenheiten wie Urlaubs-, Weiterbildungs- und Krankentage werden von timeCard erfasst.
Einstündige Inhouse-Schulung
Die Verwaltung der Zeiterfassung erfolgt durch eine Sachbearbeiterin, die in einer einstündigen Inhouse Schulung durch das BZB Bürozentrum mit timeCard vertraut gemacht wurde. Das neue elektronische Zeiterfassungssystem ermöglicht für sie ein angenehmeres Arbeiten sowie eine schnellere Zusammenstellung der Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung.
Erweiterung um Zutrittskontrollsystem
PWS plant in naher Zukunft auch die Zutrittskontrolle von timeCard zu nutzen. Hierfür wird ein externer RFID-Leser an die Außenwand des Eingangs angebracht, der den berechtigten Personen den Zutritt ermöglicht, sobald sie ihren Transponder vor den Leser halten. Dabei werden dieselben Transponder wie bei der Zeiterfassung verwendet. Die in den Transpondern enthaltene Technologie Mifare DESFire überträgt die Daten verschlüsselt. Und zwar so hoch, wie es bei EC-Karten üblich ist. So können die Daten nicht von Dritten ausgelesen und missbraucht werden.
Die Mitarbeiter sind so nur zu bestimmten Zeiten zutrittsbefugt. Anders als bei den klassischen Metallschlüsseln kann so beispielsweise in der Nacht mit dem elektronischen Schlüssel nicht die Tür geöffnet werden. Falls einmal ein Transponder verloren geht, kann dieser unmittelbar durch einen Mausklick gesperrt werden.
Alle Personen, die schon in der timeCard Zeiterfassung angelegt sind, stehen sofort auch der Zutrittskontrolle zur Verfügung, da hierfür eine zentrale Datenbank genutzt wird. Susanne Kopp von der PWS meint hierzu: „Die timeCard Zutrittskontrolle ergänzt sich mit der Zeiterfassung nahtlos. Deshalb möchten wir sie ebenfalls bei uns einführen!“.
Zum System:
Das Wichtigste auf einen Blick
- Software kann mittels Demo Version getestet werden
- Transponder enthalten hochsichere Mifare DESFire-Technologie
- Faires Preis-Leistungs-Verhältnis
- Um Zutrittskontrolle erweiterbar
- Detaillierte Zeiterfassung von Halbtags- und Aushilfskräften
