Elektronische Zeiterfassung: die Vorteile und unterschiedlichen Verfahren

Elektronische Zeiterfassung ist die moderne Form der Zeiterfassung und in vielen Unternehmen bereits Usus. Es gibt verschiedene Verfahren, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter elektronisch zu erfassen: Terminals, Fingerprint, Software, Online- oder mobile Zeiterfassungssysteme. Doch warum sollten Sie überhaupt elektronische Zeiterfassung einsetzen und welches Verfahren ist für Ihr Unternehmen das richtige? Wir stellen Ihnen die Vorteile der elektronischen Zeiterfassung und die unterschiedlichen Verfahren vor. So haben Sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

 

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Vorteile moderner Zeiterfassung

Ein entscheidender Vorteil der elektronischen Zeiterfassung besteht darin, dass sie alle erforderlichen Daten für die Entgeltabrechnung liefert. Mehr noch: Die Daten werden automatisch in die Entgeltabrechnungs-Software übertragen. Die umständliche Berechnung der gesamten Arbeitszeit, die noch zu Zeiten der Stechuhr durchgeführt werden musste, ist also nicht mehr erforderlich. Das Ergebnis: eine riesige Zeitersparnis. Da die Daten auch in die Kalkulation importiert werden können, bietet elektronische Zeiterfassung optimale Planungsmöglichkeiten.

 

Die Überstundenkonten der Mitarbeiter werden automatisch geführt, so dass man auf Knopfdruck einen perfekten Überblick erhält. Dadurch lassen sich Überstunden gezielt reduzieren. Auch sämtliche Fehlzeiten, wie z.B. Urlaubs- oder Krankheitstage, lassen sich über elektronische Zeiterfassungssysteme übersichtlich und einfach verwalten. Außerdem ist damit die Projektzeiterfassung möglich. Das heißt, jeder Mitarbeiter kann seine Arbeitszeiten bestimmten Projekten zuordnen. Ein großer Vorteil für alle Unternehmen, die ausschließlich projektbezogen arbeiten! Außerdem ermöglicht die elektronische Zeiterfassung die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle und damit gezielte Mitarbeitermotivation.   

 

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Digitale Zeiterfassung: Diese Verfahren gibt es

Elektronische Zeiterfassung lohnt sich nicht nur für große und mittelständische Unternehmen, sondern auch für Firmen mit wenigen Mitarbeitern oder gar Freiberufler. Da die Ansprüche je nach Größe und Branche stark variieren, gibt es auch unterschiedliche Verfahren. Welches System sich am besten für Ihr Unternehmen eignet, lesen Sie auf dieser Seite. 

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Zeiterfassungsterminal

Bei der elektronischen Zeiterfassung werden häufig Zeiterfassungsterminals eingesetzt. Hier erfassen die Mitarbeiter mithilfe einer Hardware, wie z.B. Chipkarte, Transponder oder Fingerprint, Arbeitsbeginn und -ende. Die Daten werden automatisch in einer Datenbank gespeichert und können zur Entgeltabrechnung abgerufen werden. 

 

Klassisches Erfassungsmedium ist eine Plastikkarte für jeden Mitarbeiter mit Magnetstreifen oder Chip, die gleichzeitig als Firmenausweis dienen kann. Eine weitere Option: Zeiterfassung via modernem Fingerprint. Dieser macht Erfassungsmedien, wie die Chipkarte, überflüssig.

 

Insbesondere mittlere Unternehmen aus den Bereichen Produktion und Industrie bevorzugen die Zeiterfassung mit Hardware. 

Nachteil

Die Anschaffungskosten für die Zeiterfassungsterminals und die Lizenzgebühren für die Software sind relativ hoch. 

Vorteile

Die Zeiterfassungsterminals sind ebenso wartungsarm wie die Software. Außerdem werden die erfassten Arbeitszeiten direkt in der Zeitwirtschaft verarbeitet und müssen nicht mehr manuell nachgerechnet werden. Auch Falschbuchungen können problemlos korrigiert werden.

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Zeiterfassungssoftware

Elektronische Zeiterfassung mit Software ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen, da die Kosten erheblich geringer sind als mit Zeiterfassungsterminals. Außerdem ist die Bedienung sehr einfach, so dass keine umfangreichen Einführungsschulungen für die Mitarbeiter erforderlich sind.

Zum Arbeitsbeginn loggen sich die Mitarbeiter ins Zeiterfassungsprogramm ein. Anschließend wird die Arbeitszeit entweder automatisch erfasst oder die Mitarbeiter tippen sie manuell ein.

 

Zeiterfassungsprogramme bieten außerdem die Möglichkeit, einzelnen Kunden oder Projekten die Arbeitszeiten zuzuordnen. Das erleichtert die stundenbezogene Abrechnung um ein Vielfaches. Außerdem kann so die Effektivität der Arbeitsprozesse überprüft werden. 

Über folgende Funktionen sollte eine moderne Zeiterfassungssoftware verfügen:

Vorteile

Der Hauptvorteil elektronischer Zeiterfassung via Software ist die Kosteneinsparung, denn für die Arbeitszeiterfassung mit Software sind logischerweise keine teuren Hardwareterminals erforderlich. Auch Erfassungsmedien wie Chipkarten erübrigen sich.

 

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Mobile Zeiterfassung

Eine moderne Alternative der elektronischen Zeiterfassung ist die mobile Arbeitszeiterfassung. Diese erfolgt mit Hilfe einer Zeiterfassungs-App auf mobilen Endgeräten. Dabei werden die Arbeitszeiten an die Zeiterfassungssoftware übermittelt und dort gespeichert.

Mobile Zeiterfassung eignet sich ideal für Mitarbeiter, die viele auswärtige Termine haben, z. B. Außendienstmitarbeiter, Bauarbeiter oder Promoter.

Je nach System können die Arbeitszeiten über ein normales Handy, ein Smartphone der neueren Generation, PDAs (persönliche digitale Assistenten), spezielle Hardware oder Barcodescanner direkt an die Zeitwirtschaft übermittelt werden. Es sind also keine schriftlichen Nachweise und kein manuelles Nachtragen durch die Mitarbeiter der Zeitwirtschaft notwendig. Diese müssen nur gelegentlich überprüfen, ob alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten mobil erfasst haben. 

Vorteile 

Mobile Zeiterfassung reduziert den Zeitaufwand für das Erfassen der Arbeitszeiten auf ein Minimum. Die Daten werden automatisch in die Zeiterfassung im Unternehmen übertragen. Somit stehen diese tagesaktuell für die Weiterbearbeitung zur Verfügung.

Mit diesen Geräten ist mobile Arbeitszeiterfassung möglich:

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Zeiterfassung via Excel oder Stundenzettel

In noch vielen, überwiegend kleineren Unternehmen wird die Zeiterfassung immer noch mit Excel erledigt. Dafür werden Vorlagen angelegt, in die die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintragen. Diese Excel-Vorlagen können die Arbeitszeiten auswerten und dienen als Basis für die Zeitwirtschaft des Unternehmens. Da Zeiterfassung mit Excel oder Stundenzetteln schwerwiegende Nachteile mit sich bringt, ist dieses System nicht empfehlenswert. 

Die Nachteile

Der Mitarbeiter kann bei der Excel Zeiterfassung die Arbeitszeiten frei eintragen. Es erfolgt keine Überprüfung der Daten durch die Zeitwirtschaft. Das macht dieses Zeiterfassungssystem sehr anfällig für Falscheingaben und Manipulationen. Außerdem besteht die Gefahr, dass die erfassten Daten aus Versehen überschrieben werden und so irreversibel verloren sind.

 

Auf den ersten Blick erscheint die Zeiterfassung mit Excel sehr günstig. Der Grund: Die Software ist in den meisten Unternehmen ohnehin vorhanden und verursacht somit keine zusätzlichen Kosten. Allerdings haben auch die Programmierung und Wartung der Excel-Vorlage ihren Preis. Ebenso die Schulung der Mitarbeiter. So geht der Kostenvorteil im Vergleich zur normalen Zeiterfassungssoftware schnell verloren. Hingegen ist der Aufwand, der bei der manuellen Eingabe und Auswertung entsteht, gravierend.

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Fazit

Wer ein Zeiterfassungssystem sucht, das viel Zeit einspart, komfortable Funktionen zur Auswertung der Arbeitszeiten sowie Projektzeiterfassung bietet und gleichzeitig einfach zu bedienen ist, sollte sich für ein Verfahren der elektronischen Zeiterfassung entscheiden. 

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