NEU FÜR TIMECARD · DIGITALE PERSONALAKTE

Personaldokumente
einfach. sicher.
digital.

Mit der timeCard Personalakte bündeln Sie wichtige Mitarbeiterdokumente strukturiert an einem Ort – mit klaren Zugriffsrechten, nachvollziehbarer Ablage und direkter Anbindung an Ihre timeCard Umgebung.

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WARUM TIMECARD PERSONALAKTE?

Weniger suchen. Mehr Überblick.

Je konkreter Ihre Angaben sind, desto schneller können wir den Hinweis nachvollziehen, einordnen und die nächsten Schritte mit Ihnen abstimmen.

Zentrale Ablage

Verträge, Entgeltunterlagen, Sozialversicherungsnachweise und weitere Dokumente werden pro Mitarbeiter strukturiert zusammengeführt.

Schneller Zugriff

Dokumente lassen sich über Kategorien und Metadaten leichter finden und eindeutig Personen sowie Zeiträumen zuordnen.

Klare Zuständigkeiten

Rollenbasierte Zugriffe helfen dabei, sensible Personaldaten nur den dafür vorgesehenen Personen zugänglich zu machen.

KERNFUNKTIONEN

Die Personalakte, die zu Ihrem HR-Alltag passt.

Der Funktionsumfang orientiert sich an einer schlanken, prüfungssicheren digitalen Personalakte und kann schrittweise erweitert werden.

Digitale Dokumentenspeicherung

Entgelt-, sozialversicherungs- und beschäftigungsrelevante Dokumente digital je Mitarbeiter ablegen.

Struktur & Metadaten

Dokumenttyp, Mitarbeiter-ID, Zeitraum, Erstellungsdatum und Quelle sorgen für eine eindeutige Zuordnung.

Prüfungsbereitstellung

Dokumente und Indexdaten sollen für Prüfungszwecke strukturiert und elektronisch exportierbar bereitgestellt werden.

REINER_SCT_timeCard_Personalakte_Einstellungen

Revisionssichere Archivierung

Nachvollziehbare Ablage mit Versionierung, Historie und Schutz vor unbemerktem Überschreiben.

Rollen & Berechtigungen

Unterschiedliche Sichten für HR, Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter.

timeCard Integration

Personen-, Lizenz- und Rollendaten können aus timeCard übernommen werden; Arbeitszeitdaten sind als weitere Anbindung vorgesehen.

Arbeitsverträge

Gehaltsabrechnungen

Lohnkonto

SV-Nachweise

Arbeitszeitnachweise

Vertragsänderungen

DATENSCHUTZ & SICHERHEIT

Sensible Personaldaten verdienen klare Schutzmechanismen.

Die timeCard Personalakte ist als Cloud-Dienst mit separierter Datenhaltung in einem deutschen Rechenzentrum vorgesehen. Nutzerzugänge werden rollenbasiert vergeben; bei Zugängen ohne Entra ID ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vorgesehen.

  • Hosting in Deutschland im vorgesehenen Hetzner-Rechenzentrum
  • Rollenbasiertes Rechtekonzept für unterschiedliche Verantwortlichkeiten
  • 2FA-Pflicht für eigene Personalakten-Zugänge ohne Entra ID
  • Nachvollziehbarkeit durch Historie und Protokollierung
SO FUNKTIONIERTS

Vom Dokument zur strukturierten Personalakte.

Der technische Zielprozess ist bewusst einfach gehalten: Dokumente übernehmen, eindeutig zuordnen, geschützt archivieren und bei Bedarf strukturiert bereitstellen.

Schritt 1

Dokument übernehmen

Upload oder Dateiimport als Ausgangspunkt.

Schritt 2

Automatisch zuordnen

Mitarbeiter, Zeitraum und Dokumenttyp werden als Metadaten hinterlegt.

Schritt 3

Sicher archivieren

Dokumente werden versioniert und nachvollziehbar gespeichert.

Schritt 4

Dokumente werden versioniert und nachvollziehbar gespeichert.

HR findet Unterlagen schnell; Prüfungsdaten können strukturiert ausgegeben werden.

FÜR TIMECARD KUNDEN

Nahtlos in Ihre bestehende Umgebung gedacht.

timeCard bleibt das führende System für Personen und Lizenzen. Die Personalakte übernimmt die relevanten Benutzer- und Rollendaten und ergänzt timeCard um die strukturierte Verwaltung von Personaldokumenten.

Personenübernahme

Lizenzprüfung

Rollenübernahme

Direkter Aufruf aus timeCard

PREISMODELL LAUT KONZEPTSTAND

Transparent nach Mitarbeiteranzahl

ab 4 €

/Monat/Mitarbeiter

Zusätzlich ist eine Basis-Jahreslizenz für den Betrieb der Personalakte vorgesehen. Für größere Mitarbeiterzahlen sind Staffelpreise geplant.

Hinweis: Preise und Leistungsumfang stammen aus dem internen Konzeptstand und sollten vor Veröffentlichung final freigegeben werden.

PERSÖNLICHE DEMO

Sie möchten die timeCard Personalakte kennenlernen?

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Personaldokumente strukturiert digital verwalten und die Personalakte in Ihre timeCard Umgebung einbinden können.

 

Ideal für: Personalabteilungen, Geschäftsleitungen und Unternehmen, die ihre HR-Dokumente zentraler, sicherer und nachvollziehbarer organisieren möchten.

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