Zeiterfassung und Lohnabrechnung ergänzen sich. Schließlich dient die Zeiterfassung dazu, den Abrechnungsbetrag zu ermitteln. Aber es gibt noch weitere Aspekte, die Zeiterfassung und Lohnabrechnung in Verbindung bringen.
Der Inhalt einer Lohnabrechnung
Vorweg: Die erfasste Arbeitszeit muss nicht auf der Lohnabrechnung angegeben werden. Deshalb ist es auf den ersten Blick gar nicht so deutlich, warum Zeiterfassung und Lohnabrechnung so stark miteinander zusammenhängen.
Auf der Lohnabrechnung müssen folgende Angaben gemacht werden:
- Name und Adresse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Datum, auf das sich die Lohnabrechnung bezieht
- Datum, an dem die Lohnabrechnung erstellt wurde
- Steuer- und Sozialversicherungsnummer vom Arbeitnehmer
- Personalnummer oder Vertragsnummer vom Arbeitnehmer
- Bruttolohn
- Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
- Steuerfreibeträge
- Lohnsteuer
- Sozialversicherungsbeiträge
- Kirchensteuerabzug
- Geldwerte Sachbezüge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Aufwandsentschädigungen
- Auszahlungsbetrag
- Bankdaten vom Arbeitnehmer
Die Zeit steht nicht in der Liste. Natürlich dient die Zeiterfassung der Ermittlung des Abrechnungsbetrags. Sie muss aber nicht explizit in der Lohnabrechnung angegeben werden.
Die Arbeitszeit ist schließlich nicht immer die Abrechnungsgrundlage für den Lohn.
Aber die Zeiterfassung hat weitere Vorteile für die Lohnabrechnung.
Die Vorteile der Zeiterfassung
Nicht jeder Vorteil der Zeiterfassung hat einen direkten Bezug zur Lohnabrechnung. Aber zumindest indirekt wirkt sie sich darauf aus.
Krankheitsausfälle
Durch die genaue Zeiterfassung haben Sie einen konkreten Einblick in die Ausfälle durch Krankheit bei Ihren Angestellten. Klar, wenn sich ein Mitarbeiter krank meldet, fehlt er einfach den ganzen Tag oder über mehrere Tage. Aber das ist nicht immer der Fall. Es kommt vor, dass die Krankheit sehr plötzlich zuschlägt. Dann gehen wir eher nach Hause. Durch die Zeiterfassung sehen Sie, wer früher als üblich gegangen ist.
Arbeitszeitbeginn
In vielen modernen Unternehmen gibt es sehr flexible Arbeitszeiten. Aber trotzdem handelt es sich dabei meist um Regelungen, die mit festen Anwesenheitspflichten verbunden sind. Oder es herrscht weiterhin der Schichtbetrieb. Wie man es dreht, um die Arbeit zu leisten, für die man bezahlt wird, muss man da sein. Durch die Zeiterfassung sehen Sie ganz genau, wer wann da ist, wer immer pünktlich zur Stelle ist und wer es mit der Pünktlichkeit nicht ganz so genau nimmt.
Überstunden
Das gilt natürlich auch für die Kehrseite der Medaille. Machen Mitarbeiter viele Überstunden, kann das problematisch werden, wenn es zu viele Überstunden werden. Hier finden sich natürlich alle möglichen Vertreter: Wer früher kommt, darf eher gehen. Aber manche kommen früh und gehen spät und manche kommen spät und gehen spät. Über die Zeiterfassung behalten Sie im Blick, was Ihre Angestellten leisten und wann Sie vielleicht einschreiten müssen, damit sie sich nicht überarbeiten.
Zeitdiebstahl
Unter Zeitdiebstahl versteht man den Arbeitszeitbetrug durch Angestellte. Simpel gesprochen handelt es sich dabei einfach darum, dass mehr Zeit erfasst wird, als tatsächlich gearbeitet wurde. Zum Beispiel, wenn eine Pause kürzer angegeben wird oder mehr Überstunden erfasst werden als in Wirklichkeit geleistet wurden. Durch die klare Zeiterfassung verhindern Sie Zeitdiebstahl weitestgehend, indem Sie einen besseren Einblick in die genauen Arbeitszeiten verbunden mit den Aufgaben und erbrachten Leistungen haben.
Verwaltung
Es liegt zwar auf der Hand, aber ein wichtiger Vorteil ist die Verwaltung der Arbeitszeit durch die genaue Zeiterfassung. Schließlich müssen Sie alle erfassten Daten dann auch auf die Lohnabrechnung übertragen beziehungsweise diese dafür berücksichtigen. Moderner DATEV-Zeiterfassung macht das ganz einfach, weil alle Daten bereits sortiert und organisiert sind und direkt in die Lohnabrechnung übertragen werden können. Das spart sehr viel Zeit und Aufwand. Und das ist vermutlich der größte Vorteil der Zeiterfassung, denn wer will nicht Zeit und Aufwand sparen?
