Im Personalwesen (HR) ist das Abwesenheitsmanagement eine der Hauptaufgaben. Wenn es vernachlässigt wird, kann das kurz- oder langfristig zu großen Problemen im Unternehmen führen.
Was ist Abwesenheitsmanagement?
Wie der Name schon verrät, behandelt das Abwesenheitsmanagement alle Abwesenheiten von Mitarbeitern im Unternehmen.
Dazu gehören die Erfassung, Dokumentation, Verwaltung und die Weiterverarbeitung aller Formen der Abwesenheit des Personals. In der Regel wird das mit einer HR-Software bewerkstelligt.
Das Abwesenheitsmanagement unterscheidet zwischen planbaren und unplanbaren Abwesenheiten. Zu den planbaren Abwesenheiten gehören zum Beispiel Urlaub und Elternzeit. Unplanbar sind Krankheiten oder Unfälle.
Über das Management der Abwesenheiten kann die Planung von Arbeitszeiten, von Projekten und die Verteilung von Aufgaben im Unternehmen abgesichert verlaufen. Es ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Ausfälle und eine strategische Umverteilung der entsprechenden Aufgaben. So verhindern Sie Lücken in Projekten und Verzögerungen von Fristen.
Abwesenheitsarten
Innerhalb der geplanten und ungeplanten Formen der Abwesenheit gibt es unterschiedliche Abwesenheitsarten, die im Management unterschiedlich behandelt werden.
Geplante Abwesenheitsarten
- Urlaub: Allen Angestellten steht laut Gesetz eine bestimmte Anzahl an Urlaubstagen im Jahr zu. Die Nutzung dieser Urlaubstage wird mit der Geschäftsführung abgesprochen und entsprechend geplant.
- Sonderurlaub: Zum bezahlten Urlaub gehören auch bestimmte Anlässe, für die sich Angestellte Sonderurlaub nehmen dürfen. Dazu gehören unter anderem die eigene Hochzeit, die Geburt des eigenen Kindes oder Arztbesuche.
- Sabbatical: Das Sabbatjahr gehört zum unbezahlten Sonderurlaub. Obwohl vom Sabbatjahr die Rede ist, kann die Zeit flexibel gestaltet werden. Einen Anspruch auf ein Sabbatical gibt es nur für Beamte und im öffentlichen Dienst.
- Unbezahlter Urlaub: Mitarbeiter und Geschäftsführung können eine unbezahlte Freistellung über einen bestimmten Zeitraum vereinbaren. Während der Freistellung erfolgt keine Arbeitsleistung und es gibt auch kein Gehalt.
- Bildungsurlaub: In allen deutschen Bundesländern außer Sachsen und Bayern existiert ein Anspruch auf Bildungsurlaub. Die Regelung dieses Anspruchs ist allerdings Ländersache und unterscheidet sich je nach Bundesland.
- Betriebsurlaub: Wenn der Betrieb selbst Urlaub macht, müssen auch alle Angestellten Urlaub nehmen. Bei den meisten Unternehmen ist das zwischen Weihnachten und Neujahr der Fall.
- Elternzeit: Eltern dürfen sich bis zu drei Jahren Elternzeit nehmen. Das hat Auswirkungen auf den Urlaubsanspruch. Während der Elternzeit dürfen die Eltern in Teilzeit arbeiten.
- Mutterschutz: Sechs Wochen vor und acht Wochen nach dem geplanten Geburtstermin haben (werdende) Mütter eine Schutzfrist.
- Gesetzliche Feiertage: Deutschlandweit gibt es neun gesetzliche Feiertage: Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, Tag der Arbeit, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Tag der Deutschen Einheit und die beiden Weihnachtstage. Die Bundesländer haben zudem eigene Feiertage, die hinzukommen können.
- Remote Work: Obwohl bei Remote Work gearbeitet wird, zählt es zur Abwesenheit, da im Homeoffice bestimmte Aufgaben nicht erledigt werden können. Es ist entsprechend sinnvoll, das auch mit einzuplanen.
Mit timeCard können Sie übrigens den Urlaub Ihrer Angestellten ganz einfach verwalten. Über eine digitale Urlaubsverwaltung direkt im System erstellen Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge und Sie müssen diese nur noch bestätigen. Egal, ob im Büro oder im Homeoffice, einfach mit dem Smartphone. So sind beispielsweise kurzfristige Urlaubsanträge kein Problem mehr und mit nur einem Klick erledigt. Sie behalten trotzdem jederzeit den Überblick, da timeCard alle Urlaubskonten automatisch führt und Anwesenheitslisten erstellt.
Ungeplante Abwesenheitsarten
- Krankheit: Selten sind Krankheiten im Vorfeld bekannt. Deshalb werden sie spontan gemeldet und entsprechend muss auch spontan darauf reagiert werden. Kranke Angestellte haben sechs Wochen lang einen Anspruch auf Lohnfortzahlung. Dann übernimmt die Krankenkasse.
- Arbeitsunfall: Hat ein Arbeitsunfall (oder auch ein Unfall außerhalb der Arbeitszeit) Auswirkungen auf die Ausführung der Aufgaben, fällt der Ausfall in den Bereich der Krankheit. Es ist aber auch möglich, dass ein Unfall die Ausführung bestimmter Aufgaben verhindert, aber nicht die komplette Fähigkeit zu arbeiten. Dann kann die entsprechende Person vielleicht anderweitig eingesetzt werden.
In diesen Bereich fallen keine Operationen oder zumindest nicht alle Operationen. Ist beispielsweise ein Eingriff notwendig, der aber nicht die Arbeitsfähigkeiten so stark beeinträchtigt, dass eine Abwesenheit notwendig ist, ist die anstehende Operation auf gewisse Weise planbar. Eine Operation nach einem Unfall hingegen ist nicht planbar. Es kommt dabei also auf den Einzelfall an.
