Die Arbeitszeit-Dokumentation hat ihre eigenen Gesetze und Regeln, die unter anderem im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verankert sind. Wir verschaffen Ihnen einen Überblick.
Was bedeutet die Pflicht zur Arbeitszeit-Dokumentation?
Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung geht aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 22. September 2022 hervor. Die Entscheidung bezieht sich auf ein vorheriges Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019.
Laut § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein System einzuführen, um die Arbeitszeit ihrer Angestellten zu erfassen. Diese Pflicht umfasst aber nicht nur die Installation eines solchen Systems, sondern auch die tatsächliche Nutzung dieses Systems.
Der Beschluss des EuGH gilt für alle Mitgliedstaaten der EU.
Referentenentwurf zur Zeiterfassung
Die Bundesregierung legte im April 2023 einen Referentenentwurf vor, der sich mit den klaren Regelungen zur Umsetzung der Gerichtsbeschlüsse befasst. Unter anderem soll die digitale Zeiterfassung zur Pflicht werden und Methoden wie Stundenzettel größtenteils ersetzen.
Ursprünglich sollte die Novellierung des Gesetzes bereits 2024 erfolgen, wurde allerdings aufgeschoben. Eine Umsetzung der Beschlüsse ist aber bereits jetzt empfehlenswert, denn das Gesetz wird eher früher als später in Kraft treten und spätestens dann müssen Sie die vorgegebenen Maßnahmen umsetzen.
Welche Systeme sind für die Arbeitszeiterfassung zulässig?
Zulässig sind alle Arbeitszeiterfassungssysteme, die …
- elektronisch sind,
- die Anforderungen an die Manipulationssicherheit erfüllen und
- den Datenschutz gewährleisten
Es ist beispielsweise weiterhin möglich, Stempeluhren zu verwenden, sofern diese digital arbeiten und die Kriterien für Sicherheit und Datenschutz erfüllen.
Auch die manuelle Eintragung der Arbeitszeiten in Excel-Tabellen ist theoretisch noch erlaubt.
Moderne Zeiterfassungssysteme sind aber so programmiert, dass sie Ihnen sehr viel Arbeit abnehmen und sich im Grunde um nichts mehr kümmern müssen. Die Systeme dokumentieren bereits alle Daten pflichtgemäß und speichern diese ab.
Was muss erfasst werden?
Derzeit gibt es zwar noch keine glasklaren Regelungen zum Inhalt der Dokumentation der Arbeitszeit, aber es gilt jederzeit die Einhaltung der Höchstarbeitszeit und der Ruhezeiten.
Deshalb müssen Sie als Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit all Ihrer Angestellten dokumentieren.
Dazu gehören auch die Pausen beziehungsweise Ruhephasen, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Die Dokumentation der Arbeitszeit dient als Beweis, dass Sie die Regelungen einhalten. Sollte eine Arbeitsschutzbehörde mal nach den Nachweisen fragen, haben Sie diese besser „griffbereit“, denn der Gesetzgeber versteht da keinen Spaß.Sie sind außerdem dazu verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise für mindestens zwei Jahre zu archivieren. Laut den abgaberechtlichen Aufbewahrungsfristen sogar acht Jahre. Dabei muss natürlich ebenfalls der Datenschutz beachtet werden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr zu den geltenden Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise.
Was passiert, wenn Arbeitszeit nicht erfasst wird?
Die Nicht-Einhaltung der Vorschriften ist seit 2022 eine Ordnungswidrigkeit. Diese wird mit einem Bußgeld bestraft.
Die Höhe des Bußgelds hängt vom Verstoß ab. Generell können Sie aber davon ausgehen, dass die Strafe so hoch sein wird, dass es „wehtut“. Ein Bußgeld kann bis zu 30.000,00 Euro betragen.
Dabei muss es aber nicht bleiben. Es ist durchaus möglich, dass weitere Strafen folgen, weil beispielsweise die Arbeitnehmer Sie verklagen.
Wenn eine vorsätzliche Missachtung der Pflicht zur Arbeitszeit-Dokumentation nachgewiesen werden kann, droht sogar eine Freiheitsstrafe.
Dokumentationspflicht
Für bestimmte Branchen gilt in Deutschland eine zusätzliche Dokumentationspflicht. Das betrifft vor allem die Bereiche, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannt werden und geringfügig Beschäftigte (mit Ausnahme von Minijobs im privaten Bereich).
Unter anderem gehören dazu:
- Baugewerbe
- Gastronomie
- Transport und Logistik
- Herbergen
- Forstwirtschaft
- Gebäudereinigung
- Messebau
Um der Dokumentationspflicht nachzukommen, müssen Sie als Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter auf einem Zettel oder Vordruck notieren und diese Notizen aufbewahren.
Die Liste muss korrekt sein und spätestens sieben Tage nach Ablauf der Arbeitsleistung erfolgen.
In diesem Fall ist es vor allem der Zoll, der die Dokumente kontrolliert. Wie Sie sich vorstellen können, ist auch der Zoll nicht für seinen Humor bekannt, wenn es um Verstöße gegen die Dokumentationspflicht geht, also halten Sie sich lieber an die Vorgaben.
Bei jedem Verstoß gegen die Dokumentationspflicht und auch gegen die Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung haftet immer der Arbeitgeber. Sie dürfen die Erfassung und Dokumentation aber Ihren Mitarbeitern überlassen. Sorgen Sie aber dafür, dass diese sich auch daran halten. Sie müssen nicht selbst alle Eintragungen vornehmen, aber Sie sollten sie regelmäßig kontrollieren.
