Die Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise gilt für alle Unternehmen, die zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. Wir verraten Ihnen, welche Regeln Sie als Arbeitgeber beachten und welche Pflichten Sie erfüllen müssen.
Die Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise
In Zeiten der digitalen Arbeitszeiterfassung ist es auf gewisse Weise einfacher, die Nachweise aufzubewahren. Digitale Dateien nehmen keinen Platz im Büro weg und können einfach in Ordnern auf dem Arbeits-PC gespeichert werden.
Trotzdem will und sollte man eine Ordnung wahren, um nicht die Übersicht zu verlieren. Veraltete Dateien sind in so einer Ordnung ein Störfaktor. Wenn Sie darüber nachdenken, bei der nächsten Desktop-Aufräum-Aktion ein paar alte Dateien loszuwerden, sollten Sie aber die Fristen beachten, die für Nachweise gelten.
Für die Nachweise aufgezeichneter Arbeitszeit gelten Fristen, die im Arbeitszeitgesetz (ArbZg) festgelegt sind. Zumindest, wenn es um die arbeitsrechtliche Aufbewahrungsfrist geht. Diese beträgt zwei Jahre.
Das bedeutet aber nicht, dass Sie nach zwei Jahren einfach alle Nachweise in den digitalen Schredder schieben dürfen. Denn neben der arbeitsrechtlichen Aufbewahrungsfrist gibt es auch noch die abgaberechtliche Aufbewahrungsfrist.
Die abgaberechtlichen Aufbewahrungsfristen gelten übergreifend für alle Geschäftsunterlagen. Arbeitszeitnachweise fallen in diese Kategorie. Mit dem Start des Jahres 2025 wurden die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von zehn auf acht Jahre verkürzt. Diese acht Jahre gelten entsprechend auch für Arbeitszeitnachweise.
Der Unterschied zwischen Arbeitsrecht und Abgaberecht
Diese Unterscheidung in den Abgabefristen wirkt im ersten Moment zwar seltsam, sie hat aber einen Grund: Arbeitsrecht und andere Gesetze greifen nicht immer direkt ineinander.
Eine Aufbewahrung von zwei Jahren hält zwar das Arbeitsrecht ein, aber sollte mal eine Überprüfung im Rahmen des Mindestlohngesetzes stattfinden, sieht das wieder anders aus. Diese kann auch nach mehreren Jahren noch stattfinden und wenn dann die Nachweise fehlen, nützt die Einhaltung des Arbeitsrechts gar nichts.
Lohnsteuergesetz, Mindestlohngesetz oder das Sozialgesetzbuch berufen sich auf die abgaberechtlichen Aufbewahrungsfristen und diese betragen wie gesagt bis zu acht Jahre.
Die Fristen können auch kürzer sein. Für Gehalts- und Lohnunterlagen beispielsweise gilt eine Frist von sechs Jahren. Der Zoll und Betriebsprüfer der gesetzlichen Rentenversicherung dürfen bis zu vier Jahre rückwirkend Nachweise verlangen.
Allerdings sind Sie immer gut damit beraten, alle Unterlagen, Nachweise und Belege die vollen acht Jahre aufzubewahren. So können Sie nichts falsch machen und haben Sie parat, wenn jemand danach fragt.
Wie lange dürfen Zeiterfassungsdaten gespeichert werden?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt vor, dass personenbezogene Daten nur solange aufbewahrt werden dürfen, wie sie für die erhobenen Zwecke oder zur Verarbeitung benötigt werden. Kurz: Sobald die Daten nicht mehr benötigt werden, müssen sie „vernichtet“ werden.
Da es sich bei Arbeitszeitnachweisen um personenbezogene Daten handelt, gilt das also auch in diesem Fall.
Bei digitalen Nachweisen gestaltet sich das recht einfach: Die Daten müssen unwiderruflich von allen Festplatten und Servern gelöscht werden. Sie dürfen nicht wiederherstellbar sein oder noch irgendwo in einem abgelegenen Ordner abliegen.
Damit das eingehalten wird, ist eine Ordnung wichtig: Stellen Sie sicher, dass alle Daten nur an einem Ort aufbewahrt werden. Wenn Sie die Daten in acht Jahren auf fünf unterschiedlichen Festplatten und auf mehreren Servern in verschiedenen Ordnern suchen müssen, werden Sie die Vorgaben kaum einhalten können.
Bei schriftlich erfassten Nachweisen ist die „Vernichtung“ wörtlich zu nehmen. Die in Papier vorliegenden Dokumente dürfen nicht mehr lesbar sein. In den meisten Fällen kommt hier der berühmte Papier-Schredder zum Einsatz.
Ein Verstoß gegen datenrechtliche Bestimmungen kann sehr teuer werden, deshalb empfehlen wir, dass Sie sich daran halten. Schaffen Sie eine übersichtliche Ordnung für die Dateien, damit sie diese möglichst schnell und problemlos entfernen können, wenn die Fristen für die Aufbewahrung abgelaufen sind.