Die Ausnahmen bei der Zeiterfassung betreffen seltene Fälle oder die Erfüllung bestimmter Vorgaben. Die elektronische Zeiterfassung ist verpflichtend für alle Unternehmen. Aber für jede Regel gibt es Ausnahmen, die wir Ihnen hier erklären.
Die Gesetzeslage zur elektronischen Arbeitszeiterfassung
Der derzeitige Stand des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) bezüglich der Arbeitszeiterfassung bezieht sich auf einen Entwurf zur Änderung des ArbZG aus dem Jahr 2023. Bisher ist dieser Entwurf nicht ins Gesetzgebungsverfahren gelangt, aber die darin zu findenden Gesetze dürften in naher Zukunft bindend werden.
Dieser Gesetzentwurf sieht vor, dass alle Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, ein elektronisches System für die Zeiterfassung in ihrem Unternehmen einzuführen. Mit diesem System müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst werden. Pausenzeiten und Überstunden gehören ebenfalls dazu.
Die Daten müssen datenschutzkonform aufbewahrt werden, damit Sie diese jederzeit den zuständigen Behörden auf Anfrage vorlegen können. Arbeitnehmer dürfen ebenfalls eine Kopie der Daten verlangen. Natürlich ausschließlich von ihrer Arbeitszeit, nicht die von allen Angestellten.
Ein großer Vorteil ist, dass Sie die Aufzeichnung der Arbeitszeiten direkt an Ihre Angestellten delegieren dürfen. Sie tragen aber jederzeit die Verantwortung dafür, dass diese der Pflicht auch nachgehen und alle Daten ordnungsgemäß erfasst werden.
Diese Regeln gelten für alle Arbeitgeber. Es gibt aber Ausnahmen für die Arbeitszeiterfassung, die die Regel bestätigen.
Dann sind Sie von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung befreit
Zuerst einmal, gelten für die Umsetzung des neuen Gesetzes Übergangsfristen. Während dieser Fristen besteht die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung für Sie also noch nicht. Allerdings eben die Pflicht zur Umsetzung innerhalb der Frist.
Die Fristen sind folgende:
- Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten haben fünf Jahre Zeit, ein elektronisches Zeiterfassungssystem einzuführen.
- Unternehmen, die weniger als 250 Angestellte haben, bekommen zwei Jahre Zeit für die Umsetzung.
- Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern bekommen ein Jahr Zeit, um ein neues System einzuführen und die Vorgaben zu erfüllen.
Eine besondere Ausnahme sind derzeit noch Unternehmen mit weniger als 10 Angestellten. Diese sind von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung befreit und dürfen auch weiterhin analog die Daten erfassen.
Die Vorgaben zur Zeiterfassung gelten außerdem nicht für sogenannte „echte leitende Angestellte“. Die Anforderungen dafür sind aber recht hoch. Im Grunde handelt es sich um Führungskräfte, die weitreichende Entscheidungen im Namen des Unternehmens treffen dürfen und dazu befugt sind, Mitarbeiter eigenhändig zu entlassen oder einzustellen und den Arbeitgeber rechtlich selbstständig binden dürfen – also im Namen des Arbeitgebers entsprechende Entscheidungen zu treffen. Diese Vorgaben hat das Bundesarbeitsgericht im Jahr 2011 aufgestellt.
Ausnahmen bei der Zeiterfassung: Besondere Fälle
Es gibt zusätzlich noch bestimmte Fälle, in denen die Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung ausgesetzt ist.
- Chefärzte sind von der Zeiterfassungspflicht befreit.
- Angestellte in leitenden Positionen im öffentlichen Dienst und Vertreter dieser Stellen sind dann von der Zeiterfassung freigestellt, wenn sie selbstständig Entscheidungen in Personalangelegenheiten treffen dürfen.
- Arbeitnehmer in einer häuslichen Gemeinschaft, die mit den Personen zusammenleben, die ihnen für die eigenverantwortliche Erziehung, Betreuung oder Pflege anvertraut wurden.
- Angestellte im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften.
In einem Tarifvertrag können abweichende Vereinbarungen getroffen werden, wenn es bei Arbeitnehmern aufgrund ihrer Tätigkeit nicht möglich ist, die gesamte Arbeitszeit zu messen oder diese im Voraus nicht festgelegt werden kann oder Arbeitnehmer diese selbst festlegen dürfen.
Fazit zu Ausnahmen bei der Zeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung ist verpflichtend für alle Unternehmen. Dieser Beschluss gilt seit 2022. Die Umsetzung ist bisher aber noch offen, da ein Entwurf zur Verpflichtung der elektronischen Zeiterfassung noch nicht beschlossen wurde. Das ist aber nur eine Frage der Zeit. Deshalb sollten Unternehmen frühzeitig mit der Umstellung anfangen. Ob die bisher angedachten Fristen für die Umsetzung beibehalten werden, ist nämlich ebenfalls offen. Es ist durchaus möglich, dass diese beim endgültigen Beschluss verkürzt werden. Dann sind Sie besser bereits up to date und haben Ihr elektronisches Zeiterfassungssystem bereits in Ihrem Unternehmen installiert.