Die Frage nach manueller oder digitaler Zeiterfassung stellt sich vor allem Kleinunternehmern. Es gibt besondere Regeln für die Zeiterfassung in Kleinbetrieben. Dadurch ergeben sich mehr Möglichkeiten, aber auch Entscheidungsschwierigkeiten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Methoden.
Regeln für die Zeiterfassung im Kleinbetrieb
Als Kleinbetrieb gelten in Deutschland Unternehmen, die:
- weniger als 10 Angestellte beschäftigen
- vor 2004 gegründet wurden und weniger als 5 Angestellte haben
- eine Jahresbilanzsumme unter 2 Millionen Euro erwirtschaften
Es reicht, wenn eines dieser Kriterien erfüllt ist, um als Kleinunternehmen oder Kleinstbetrieb eingestuft zu werden.
In diesem Fall besteht Wahlfreiheit bei der Zeiterfassung: Sie müssen nicht zwingend digital erfassen, auch manuelle Methoden sind erlaubt.
Wir zeigen Ihnen, welche Methode besser zu Ihrem Betrieb passt.
Vorteile und Nachteile der Zeiterfassung mit Excel
Eine klassische Methode ist die Nutzung von Stundenzetteln, die händisch ausgefüllt und anschließend in eine Excel-Tabelle übertragen werden.
Vorteile der manuellen Zeiterfassung:
- Keine Anschaffung zusätzlicher Geräte notwendig – Kosten werden gespart
- System ist leicht verständlich, erfordert keine Schulung
- Sie tragen alle Daten selbst ein und behalten die Zahlen im Blick
- Durch die manuelle Übertragung haben Sie klare Einsicht in die Mitarbeiterleistung
Nachteile der manuellen Zeiterfassung:
- Fehler können passieren und fallen möglicherweise spät auf
- Dokumentation mit Zetteln und Excel erfordert gute Organisation
- Zettel oder Dateien können verloren gehen
- Hoher Zeitaufwand, Ressourcen werden gebunden
- Daten sind erst verspätet verfügbar
- Arbeitszeitbetrug ist einfacher möglich
Der letzte Punkt ist nicht zu unterschätzen: Wenn jeder Mitarbeiter täglich nur wenige Minuten mehr einträgt, summiert sich das über einen Monat oder ein Jahr auf viele unbezahlte Stunden – für einen Kleinbetrieb eine spürbare finanzielle Belastung.
Vorteile und Nachteile digitaler Zeiterfassung
Digitale Zeiterfassung ist modern und außerhalb von Kleinbetrieben Pflicht. Auch im Kleinbetrieb kann sich der Umstieg lohnen, besonders wenn die gesetzlichen Grenzen bald überschritten werden.
Mit einem Zeiterfassungssystem wie timeCard gelingt der Umstieg unkompliziert.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung:
- Arbeitszeit wird effizient und zeitsparend erfasst
- Keine Zettel oder Tabellen – alles ist an einem Ort dokumentiert
- Daten sind sofort verfügbar und jederzeit abrufbar
- Fehler durch manuelle Übertragung entfallen
- Transparente, übersichtliche Dokumentation erschwert Betrug
- Direkter Überblick über Urlaubszeiten und Abwesenheiten
Nachteile der digitalen Zeiterfassung:
- Anfangsinvestition für das System erforderlich
- Mitarbeiter müssen eingewiesen werden
- Bei manchen kann ein digitales System ein Gefühl der Überwachung auslösen
Dieses Gefühl lässt sich durch Schulungen reduzieren. Selbstverständlich muss auch bei digitalen Methoden der Datenschutz eingehalten werden.
Fazit
Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung überwiegen klar: Weniger Aufwand, weniger Fehler, bessere Übersicht und höhere Transparenz.
Wägen Sie ab, welche Methode für Ihren Kleinbetrieb passt, und beginnen Sie mit der effektiven Zeiterfassung – für mehr Effizienz und weniger Verwaltungsaufwand.
