Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit klassischen Zeiterfassungsmethoden. Dabei sind moderne Systeme für die Erfassung der Arbeitszeit sicherer, einfacher zu verwalten und zeitsparender. Eine Umstellung auf ein neues Zeiterfassungssystem kann also sinnvoll sein. Was Sie beachten müssen, wenn Sie ein neues Zeiterfassungssystem einführen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Vorteile der modernen Arbeitszeiterfassung
Neue Dinge sorgen immer erstmal für Bedenken bei denen, die davon betroffen sind. Eine Umstellung auf ein neues Arbeitszeiterfassungssystem trifft also nicht direkt auf durchgehenden Zuspruch bei den Angestellten. Viel mehr wird es auf Skepsis und Fragen hinauslaufen.
Um Bedenken der Mitarbeiter zu beseitigen, ist es sinnvoll, die Vorteile der neuen Methode für die Zeiterfassung zu erklären. Diese Vorteile liegen nämlich nicht nur beim Arbeitgeber, sondern machen sich auch für die Mitarbeiter bemerkbar.
Vor allem in kleineren Unternehmen ist der geringere Verwaltungsaufwand ein großer Vorteil. Dadurch wird Zeit gespart, die in andere Dinge investiert werden kann. Davon profitiert das Unternehmen und somit auch die Mitarbeiter. Der Arbeitgeber kann sich beispielsweise darauf fokussieren, die Arbeitsbedingungen zu verbessern, neue Aufträge einzuholen, die Arbeitsplätze sichern oder generell das Arbeitsumfeld aufwerten.
Moderne Zeiterfassungssysteme sind sehr genau und sicher. Der Nachweis der Arbeitszeit ist somit weit vertrauenswürdiger als beispielsweise ein Stundenzettel, auf den theoretisch jede Zeit geschrieben werden kann, auch wenn der Mitarbeiter zu dem Zeitpunkt gar nicht anwesend war.
Bei Nachfragen, Missverständnissen oder Zweifeln liegt somit ein Nachweis vor und es können alle Ungereimtheiten schnell beseitigt werden.
Durch die Transparenz moderner Arbeitszeiterfassungsmethoden steigt auch das gegenseitige Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Konflikte entstehen also generell weniger und beide Seiten sehen jederzeit, was sie voneinander zu erwarten haben.
Routinen und Funktionen
Für gewöhnlich entwickelt sich bei der Arbeitszeiterfassung eine Routine bei den Mitarbeitern. Das ist auch wichtig, schließlich sollen die Angestellten nicht vergessen, die Arbeitszeit aufzuzeichnen. Allerdings muss sich diese Routine erst entwickeln. Das kann gerade bei einer Umstellung von einem Arbeitszeiterfassungssystem auf ein anderes, anfangs etwas stockend vorangehen. Eine neue Routine muss sich erst entwickeln.
Deshalb ist es wichtig, zu Beginn der Umstellung regelmäßig zu überprüfen, ob die Mitarbeiter die Arbeitszeiten richtig erfassen und aufzeichnen. Das kann beispielsweise durch regelmäßige Erinnerungen stattfinden oder in kleineren Unternehmen auch durch einen Rundgang, bei dem überprüft wird, ob die Mitarbeiter die Zeiterfassung einhalten.
Damit sich diese Routine einstellen kann, ist es sinnvoll, die Mitarbeiter erstmal nicht zu überfordern. Moderne Systeme für die Arbeitszeiterfassung haben allerlei Funktionen, die beispielsweise der Organisation von Aufgaben dienen oder die Zeit für Projekte separat aufzeichnen lassen.
Bevor Sie Ihre Mitarbeiter mit all diesen Funktionen überfordern, sollten Sie zuerst einmal das neue System etablieren. Zu Beginn reicht es völlig aus, wenn Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit korrekt aufzeichnen.
Wenn sich die Routine eingestellt hat und Ihre Mitarbeiter von dem neuen Zeiterfassungssystem überzeugt sind, können Sie sie an die weiteren Funktionen heranführen. Dann können Sie für alle Projekte und Aufträge einzelne Reiter erstellen oder alle Kunden den Aufgaben zuordnen.
So haben Sie anschließend einen guten Überblick darüber, wer welche Aufgaben für welche Kunden erledigt und wie viel Zeit dafür aufgewendet wird. Anfangs ist es aber erstmal wichtiger, dass alle Mitarbeiter das neue System verstehen und wissen, wie sie ihre Arbeitszeit korrekt erfassen.
Fazit
Ein neues Zeiterfassungssystem im eigenen Unternehmen zu etablieren, erfordert Geduld. Die Mitarbeiter müssen sich an die neuen Methoden gewöhnen und eine Routine entwickeln. Das braucht ein wenig Zeit.
Am besten gelingt das, indem am Anfang daran erinnert wird, die Arbeitszeit aufzuzeichnen. Dass sich darangehalten wird, kann überprüft werden. Nach kurzer Zeit sollte sich eine Routine entwickeln. Dann können auch die zusätzlichen Funktionen von modernen Zeiterfassungssystemen genutzt werden, die Ihnen und Ihren Angestellten das Arbeitsleben einfacher langfristig erleichtern.