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Zeiterfassung-Checkliste für Arbeitgeber: Alle Anforderungen immer erfüllen

Inhaltsverzeichnis

Mit einer Zeiterfassung-Checkliste behalten Sie alle Anforderungen immer im Blick. Das ist besonders wichtig, wenn Sie mehrere Angestellte haben. Die arbeitsrechtlichen Anforderungen müssen in jedem Fall erfüllt sein, ansonsten drohen hohe Bußgelder.

Welche arbeitsrechtlichen Anforderungen gibt es bei der Zeiterfassung?

Das Arbeitszeitgesetz und das Urteil des Europäischen Gerichtshofs geben vor, welche Anforderungen an die Zeiterfassung gestellt werden. Um die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen korrekt durchzuführen, müssen Sie die Anforderungen mit einem System komplett abdecken. Entsprechend wichtig ist bereits die Auswahl des Zeiterfassungssystems.

Wichtig ist die Erfassung der wöchentlichen Abwesenheitszeiten, um die arbeitsrechtlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen. Konkret gelten die folgenden Regelungen, die eingehalten werden müssen:

  • Die Arbeitszeit pro Tag darf nicht mehr als 8 Stunden betragen (dabei gilt die durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb von 6 Monaten beziehungsweise 24 Wochen).
  • Pro Woche darf nur an 6 Tagen gearbeitet werden.
  • An Sonn- und Feiertagen wird nicht gearbeitet.
  • Zwischen zwei Arbeitstagen muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen.
  • Nach 6 Stunden Arbeitszeit muss eine Pause von mindestens 30 Minuten gemacht werden.
  • Bei einer Arbeitszeit von 9 Stunden muss eine Pause von mindestens 45 Minuten gemacht werden.

Um diese Regelungen einzuhalten und die Einhaltung nachweisen zu können, ist es notwendig, alle Anwesenheits- und Pausenzeiten zu erfassen. Darüber hinaus sollte das System auch in der Lage sein, Abwesenheiten zu verwalten, indem es gewöhnliche Arbeitstage von Urlaubstagen und Tagen mit Ausfällen wegen Krankheit unterscheiden kann.

Urlaub, Krankheiten und andere Ausfälle verwalten

Durch die Verwaltung von Tagen, an denen Ihre Angestellten nicht arbeiten, haben Sie einen lückenlosen Überblick über die Verfügbarkeit Ihrer Angestellten.

Das ist deshalb entscheidend, weil Sie dadurch jederzeit einfacher die Regelungen für die Zeiterfassung einhalten können. Beispielsweise, um Überstunden durch Sonderurlaub auszugleichen.

Dazu kommen die höheren Ansprüche an die Zeiterfassung durch flexible Arbeitszeitmodelle. Angestellte stempeln nicht mehr alle zur gleichen Zeit am gleichen Ort. Sie arbeiten im Homeoffice und flexibel zu unterschiedlichen Zeiten.

Abwesenheit am Arbeitsplatz bedeutet also nicht mehr nur Urlaub und Krankheit. Abwesenheit kann auch Homeoffice und eine andere Form von mobiler Arbeit bedeuten.

Das erschafft neue Herausforderungen. Zum Beispiel die Einhaltung der Pausenzeiten. Schließlich haben Sie als Arbeitgeber nicht die Möglichkeit, Ihre Angestellten zu Hause zu überprüfen. Dabei hilft die korrekte Zeiterfassung, mit der Sie alle Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Abwesenheiten klar verfolgen können.

Was gehört in eine Zeiterfassung-Checkliste für Arbeitgeber?

Die Checkliste für die Arbeitszeiterfassung enthält die wichtigsten Faktoren, die Sie benötigen, damit Sie in einem modernen Unternehmen alle arbeitsrechtlichen Anforderungen einhalten können.

Zum einen ist es notwendig, dass Ihre Mitarbeiter das Zeiterfassungssystem jederzeit und überall nutzen können. So ermöglichen Sie flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten unterwegs und im Homeoffice.

In der Zeiterfassung müssen die Pausenzeiten explizit festgehalten werden, um die Nachvollziehbarkeit aufrechtzuerhalten.

Für die Nachvollziehbarkeit ist auch ein Kalender, der alle Feiertage enthält, sinnvoll. Vor allem für die Vorausplanung ist ein Kalender Gold wert.

Sie müssen alle Abwesenheiten durch Urlaub, Krankheit und andere Gründe verwalten können, um die Einsicht zu haben, wann Ihre Angestellten abwesend sind und warum.

Die Speicherung der Daten ist ebenfalls von großer Bedeutung. Um die Datenschutzrichtlinien laut der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten, müssen Sie die erfassten Arbeitszeiten langfristig sicher speichern und aufbewahren.

Anhand der folgenden Checkliste können Sie ganz einfach im Blick behalten, ob Sie alle Anforderungen für die Arbeitszeiterfassung erfüllen:

Alle Angestellten können die Zeiterfassung nutzen
Die Angestellten können die Zeiterfassung jederzeit und überall nutzen
Die Pausenzeiten werden explizit festgehalten
Ein Kalender mit Feiertagen ist verfügbar
Abwesenheiten durch Urlaub, Krankheit und andere Gründe werden verwaltet
Alle Daten werden langfristig sicher und datenschutzkonform aufbewahrt

Gehen Sie einfach die Checkliste zur Arbeitszeiterfassung durch und stellen Sie sicher, dass Sie alle Anforderungen jederzeit komplett erfüllen.

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